Em um mundo cada vez mais dinâmico, conectado e com mudanças rápidas, se adaptar é primordial para a sobrevivência de qualquer organização. O mercado é cada dia mais exigente e desafia as organizações a sempre buscarem evoluir se quiserem se manter competitivas.
Os softwares que essas empresas utilizam em sua operação, caso não sejam adaptáveis ou estejam demasiadamente customizados, tendem a ficar antigos e desassociados da nova realidade e da necessidade da empresa.
Não é nem um pouco raro a Sys4b encontrar sistemas implantados há muitos anos que ficaram com muitos processos sem uso, apenas pesando sob o sistema e os novos fluxos sendo executados com planilhas, editores de texto ou outro meio.
Além disso, também é bastante comum encontrarmos sistemas com customização que substituem funcionalidades entregues pela Salesforce. Esse tipo de situação onera o Cliente, pois ele não aproveita na plenitude tudo aquilo que a Salesforce oferece de melhor. Assim, os sistemas que não conseguirem acompanhar, podem se perder e ficarem obsoletos nesse caminho.
Como a Salesforce lida com isso?
A Salesforce sempre está atenta a esses anseios e, portanto, promove atualizações recorrentes, de três a quatro vezes ao ano, devidamente documentadas, com propósito de melhorar desempenho, segurança, usabilidade e novas funcionalidades.
Seja para implantar novos serviços ou para remodelar um existente, é fundamental um extenso planejamento antes de qualquer execução, para atender às necessidades com menor impacto possível. E não é diferente quando precisa implementá-las em sistemas.
Nesse cenário, é prudente analisar bastante, aproveitando o que já existe e desenvolvendo da forma mais direta e enxuta possível. Caso contrário, é questão de tempo para que o sistema fique grande e pesado, com funcionalidades que perderam sentido, cada vez mais complexas de manter, com uma infraestrutura cada vez maior para suportar, uma base de dados grande que lentifica tanto processamento quanto a extração de dados, e no pior cenário, inviabilizar ou engessar o sistema, impedindo o crescimento e a evolução.
Case da Sys4b
Uma empresa do setor de transportes chamou a Sys para avaliar o estado atual de sua org (seu Salesforce implantado), com duas nuvens em destaque: a de Sales Cloud e Service Cloud. Eles já tinham implantado o Salesforce há alguns anos e muitas funcionalidades foram adicionadas para atender ao negócio da companhia.
Após alguns dias de diagnóstico e análise da situação, encontramos alguns problemas. Dentre eles, alguns bem sérios que iriam impedi-la de crescer, como objetos demasiadamente grandes em relação a campos e dados, um alto consumo de espaço de dados e arquivos, alguns processos de integração que precisavam ser revisados, funcionalidades que estouravam os limites diários de envio de e-mail e falta de atualizações importantes, muitas delas relativas às recomendações de segurança.
A forma como estavam utilizando o Salesforce, em especial a nuvem de Sales, não seguia diretamente as recomendações de mercado. O que vimos foi customizações de processos em que alguns se assemelhavam com os já existentes na org.
Identificação do problema
Um exemplo disso era a relação de leads com contas e contatos: a forma padrão é o executivo de vendas criar um lead, acompanhá-lo e enriquecê-lo de informações e, quando fecha o negócio, converter o Lead através de um processo automatizado que cria conta, contato e até mesmo uma oportunidade, se necessário.
Mas no processo deles, criava-se primeiramente uma conta e depois, através de uma integração customizada, criavam o lead. É como se fizesse o passo dois, antes do passo um. Além disso, o objeto Conta estava com uma quantidade muito grande de campos customizados que foram sendo criados, quase atingindo o limite. Muitos destes estavam sem dados desde sua criação.
Tudo isso gera necessidade de horas de modelagem e desenvolvimento de funcionalidades, tais como:
- Automações;
- Novos fluxos;
- Relatórios;
- Dashboards.
Em muitos casos, já existiam. Bastava realizar a análise e a construção das adaptações necessárias que atenderiam a processo A ou processo B.
Atuação da Sys4B
Após o diagnóstico inicial, que foi devidamente evidenciado e apresentado, realizamos um planejamento em conjunto com a PO (Product Owner) escolhida para esse projeto, bem como outras lideranças da empresa, foram elencados os pontos prioritários a serem trabalhados, nos quais podemos destacar:
- A redução significativa do objeto de contas, excluindo os campos desnecessários, realizando as adaptações em fluxos, layouts, listagem, regras de validação, entre outros pontos do sistema;
- Reconstrução dos principais “ofensores” de dados transacionais, que estavam ocupando uma quantidade significativa da base de dados;
- Incremento da “saúde” do sistema, que estava em 54%, para 84%. Esse baixo percentual deve-se a muitas desatualizações, certificados expirados, perfis criados sem usuários ativos, objetos sem controle de visualização, controle de proteção de dados, dentre outros pontos apontados que foram trabalhados e corrigidos;
- Redução significativa da quantidade de e-mails enviados pelo sistema para alertar sobre fases de determinados processos, atingindo e/ou ultrapassando o limite diário de e-mail da org e muitas vezes impedindo de executar processos importantes para a empresa. A forma de comunicação foi repensada, utilizando notificações e uso de e-mail foi otimizado;
- Um dos fluxos de integração entre o Salesforce e outro ERP utilizado pela empresa foi repensado e analisado. Desenvolvemos modificações para atender melhor a transação de dados a fim de armazená-los de forma otimizada, bem como a redução de erros de integração.
Outras soluções implementadas
Outras oportunidades foram identificadas com o intuito de usar o que há de padrão e já desenvolvido no sistema, e que atenderia ao negócio da empresa com algumas adaptações aos processos. Além de poupar custo e tempo com desenvolvimento de automações com a mesma finalidade, os processos vão sendo evoluídos e melhorados constantemente pela Salesforce a cada release, de acordo com o que há de mais relevante e novo no mercado.
Ao final do projeto, geramos um impacto positivo, onde a org ficou mais adequada aos padrões de mercado, mais confiável e atualizada atendendo às recomendações de segurança e com a saúde da org ampliada.
Além disso, passou a ser mais enxuta em relação ao consumo de espaço de dados e arquivos, com uma comunicação mais assertiva com usuários sem e-mails demasiados, com alguns fluxos de integração corrigidos a fim de evitar erros e entre outros aspectos que possibilitaram a empresa de implementar novas funcionalidades e estruturar novos projetos no Salesforce.
Assim, a Sys se orgulha de ter trazido este cliente para o melhor que o Salesforce pode entregar. Converse com a nossa equipe de especialistas e saiba como podemos ajudar a sua empresa!
Texto produzido por Lenon Queiroz – Business Analyst SF
